Dla Wystawców

Regulamin udziału w charakterze Wystawcy
w "Naukowo-Sportowym Pikniku Lotniczym"

I. Cel i zakres

1. "Naukowo-Sportowy Piknik Lotniczy" to impreza organizowana przez Lotniczą Akademię Wojskową Ul. Dywizjonu 303 nr 35 08-521 Dęblin NIP 5060034353, REGON 060059216 (dalej zwaną Organizatorem), mająca na celu popularyzację nauki i sportu.
2. Regulamin określa zasady udziału w imprezie oraz zasady, jakie muszą być przestrzegane przez podmioty naukowe (dalej zwane Wystawcami), chcące wystawić swoje eksponaty.

II. Wymagania ogólne

1. Eksponaty wystawione na "Naukowo-Sportowym Pikniku Lotniczym" powinny mieć związek z lotnictwem.
2. Zgłoszenie wystawy następuje poprzez wypełnienie, przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wystawcy, formularza elektronicznego dostępnego na stronie imprezy piknik.law.mil.pl.
3. Po dokonaniu zgłoszenia dostępny będzie dla zgłaszającego „Formularz Zgłoszeniowy udziału w charakterze Wystawcy” w formie pliku pdf do pobrania.
4. Podpisany, przez wskazane w zgłoszeniu osoby, oryginał „Formularza Zgłoszeniowego udziału w charakterze Wystawcy” należy przesłać skanem na adres e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. oraz pocztą na adres Organizatora.
5. Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia zgłaszającemu uczestnictwa w Pikniku w celu prezentowania eksponatów.
6. Wystawcy mogą zgłosić dowolną liczbę eksponatów, jednakże wybór wystaw zależy od organizatora.
7. Termin zgłoszeń trwa od 17 kwietnia do 08 maja 2023 r.
8. Organizator do 15 maja upubliczni listę Wystawców na stronie internetowej wydarzenia.
9. Wystawy muszą być zgodne z wymaganiami bezpieczeństwa oraz regulaminem wystawcy oraz regulaminem imprezy. Nie są dopuszczone wystawy z materiałami niebezpiecznymi.
10. Organizator zapewnia:
    • promocję przedsięwzięcia,
    • namioty zlokalizowane w głównej części pokazów o wymiarach 3x2 m, w których będą prezentowane wystawy,
    • zasilanie dla potrzeb wystawy o napięciu 230 V,
    • ochronę oraz zabezpieczenie medyczne i przeciwpożarowe, jednak nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone w czasie prezentacji.
11. Transport, montaż i demontaż wystaw są w gestii wystawcy. Montaż należy zrealizować do godz. 9:00 w dniu imprezy, a demontaż do godz. 19:00 w dniu imprezy.
12. Wystawca ma obowiązek prezentowania eksponatów na terenie wskazanym przez organizatora w godzinach od 11.00 do godz. 16.30 i zabezpieczenia ich zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i ppoż.
13. Wystawca samodzielnie przygotowuje stanowisko, a po zakończeniu Pokazów doprowadza do stanu poprzedniego miejsce, na którym znajdowało się Stanowisko.
14. Wystawca ma obowiązek natychmiastowo powiadomić Organizatora, jeśli w jakikolwiek sposób naruszone zostały zasady bezpieczeństwa.
15. Wystawca, bez pisemnej zgody Organizatora, nie może na terenie Pikniku imprezy promować innych instytucji poza swoją oraz prowadzić sprzedaży ani promocji żadnych produktów czy usług. W przypadku prowadzenia takiej działalności Wystawca zobowiązany będzie do zapłaty Organizatorowi kary 10 000,00 PLN tytułem zwrot kosztów organizacji Stanowiska.
16. Podczas Pikniku obowiązuje całkowity zakaz prowadzenia jakichkolwiek zbiórek publicznych.
17. Udział w imprezie jest całkowicie darmowy.
18. Wystawca ma prawo do rezygnacji z uczestniczenia w Pikniku do 10 maja 2023 r. W przypadku zgłoszenia rezygnacji po tym terminie, a także w przypadku nieobecności podczas Pikniku, Wystawca zostanie obciążony karą 1000 zł netto tytułem zwrotu części kosztów organizacji stanowiska na Pikniku.

III. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych

W związku z realizacją obowiązku informacyjnego z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, Organizator informuje :

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Lotnicza Akademia Wojskowa z siedzibą w Dęblinie, przy ul. Dywizjonu 303 nr 35, kod pocztowy 08-521.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych w LAW, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. oraz pod numerem telefonu: 261-517 474.
3. Dane osobowe przetwarzane będą w celu uczestnictwa w „Naukowo-Sportowym Pikniku Lotniczym”, organizowanym przez Lotniczą Akademię Wojskową.
4. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, którą jest podanie danych osobowych za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego oraz wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w związku z archiwizacją dokumentów.
5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty świadczące usługi na rzecz Lotniczej Akademii w związku z jej bieżącą działalnością, na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz organy, którym dane te zostaną udostępnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być także użytkownicy strony i portali społecznościowych LAW.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do uczestnictwa w ww przedsięwzięciu, a następnie przez okres wskazany w obowiązujących przepisach dotyczących archiwizacji. Po tym czasie dane osobowe będą trwale usuwane.
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne lecz jest warunkiem wzięcia udziału w wydarzeniu. Niepodanie danych osobowych uniemożliwia wzięcie udziału w wydarzeniu.
8. Przysługuje Pani/Panu prawo do dostępu do swoich danych, prawo do sprostowania danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do usunięcia danych. Nie przysługuje Pani/Panu prawo do przeniesienia danych osobowych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
9. Udzielona zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać przez Panią/Pana cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
10. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani do organizacji międzynarodowych.
12. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

IV. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu oraz odwołania imprezy z powodu nieprzewidzianych okoliczności.
2. W przypadku naruszenia niniejszego regulaminu przez wystawcę Organizator zastrzega sobie prawo do natychmiastowego usunięcia wystawcy z terenu imprezy.
3. Wszelkie spory wynikłe na tle realizacji niniejszego regulaminu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla Organizatora.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego ogłoszenia na stronie internetowej Organizatora.
5. Wszelkie pytania dotyczące regulaminu należy kierować na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub telefonicznie pod numerem: +48 261-519-434.